Tjänstebeskrivning
Många avtal bör följas upp och revideras. Detta är ofta något som glöms bort, vilket kan leda till oförmånligare villkor för någon av parterna eller till att någondera parten inte lever upp till sina förpliktelser. Det kan naturligtvis också leda till att man glömmer bort att säga upp ett avtal och att det förlängs i onödan, vilket kan leda till extra och helt onödiga kostnader. Hur många kan inte berätta om att man glömt bort att säga upp ett hyresavtal och vad det kostade. Trimport® avtal – Uppföljningar är en modul i vilken du får en överblick över samtliga uppföljningar av avtal som ni planerar att genomföra eller som ni har planerat att genomföra.
Tabellvy samtliga uppföljningar
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.
Som namnet antyder redovisar tabellvyn ’Samtliga uppföljningar av avtal’ alla uppföljningar som registrerats, oavsett vilken typ av avtalsmodul som avtalet, vilket uppföljningen är knuten till, ligger under. Varje rad i tabellen representerar en uppföljning. Det finns lite olika sätt att registrera, redigera, radera eller visa en uppföljning. Under rubriken ’Uppföljning av avtalet’ på sidan Trimport® avtal – Bas beskrivs hur man kan göra detta i samband med att man registrerar eller redigerar ett avtal. I tabellvyn, i bilden ovan, kan du visa, redigera och radera redan registrerade uppföljningar genom att klicka på ikonerna på respektive rad i tabellen. Härifrån kan du också registrera en ny uppföljning. I det uppföljningsformulär som visas när man klickat på ’Registrera’ får man då först välja vilket avtal uppföljningen ska knytas till. Annars är funktionaliteten i tabellvyn vad gäller utskrifter, Excel-export, rapportgenerering, filtrering, sökning och möjligheten att skräddarsy sin egen tabellvy densamma som beskrivits på sidan Trimport® avtal – Bas under rubriken ’Tabellvy samtliga basavtal’. Exempelvis kan varje person ansvarig för ett eller flera avtal filtrera listan så att bara de egna avtalen syns i en tabellvy skräddarsydd utifrån den personens önskemål.
Tabellvy uppföljningar specifikt avtal
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.
Det finns även en tabellvy för samtliga uppföljningar knutna till ett specifikt avtal. Här återkommer den blå boxen i vilken man får information om till vilket avtal uppföljningarna i tabellvyn är knutna. Denna tabellvy nås från klockan på respektive rad i tabellvyn för avtal. Se Trimport® avtal – Bas under rubriken ’Tabellvy samtliga basavtal’. Funktionaliteten i övrigt i denna tabellvy vad gäller utskrifter, Excel-export, rapportgenerering, filtrering, sökning och möjligheten att skräddarsy sin egen tabellvy är densamma som beskrivits på sidan Trimport® avtal – Bas under rubriken ’Tabellvy samtliga basavtal’.
Registrera uppföljning
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.
När du väljer att registrera en ny uppföljning från tabellvyn i något av de föregående exemplen får du först välja vilket avtal uppföljningen ska knytas till. I formuläret för uppföljningar anges automatiskt vilket datum uppföljningen registrerats och vem som registrerat den. Du kan ge uppföljningen en egen benämning så att den blir lättare att identifiera och för varje uppföljning registreras vem som är ansvarig för att den fullföljs. Slutligen registrerar du när uppföljningen ska ske och vad det är som ska följas upp .
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.
Om du vill att Trimport® avtal ska påminna om uppföljningen kan du välja att få ett påminnelsemejl och du anger då när du vill ha detta. Trimport® föreslår automatiskt att den som registrerats som ansvarig för uppföljningen också ska erhålla påminnelsen, men du kan både ändra och addera mottagare. I mejlets ämnesrad föreslår Trimport® följande redigeringsbara text: ’Trimport® påminner om uppföljning av avtal’. Som meddelandetext föreslår Trimport® följande, även detta redigeringsbart: ’Följande ska följas upp:’ plus texten man skrev in i fältet ’Vad ska följas upp?’ Det finns ingen begränsning av hur många uppföljningar som kan läggas upp.
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.
Som rubriken till det sista avsnittet antyder är tanken att man här ska kunna dokumentera vad uppföljningen ledde till. Det är inte bara tänkt att fungera som ett stöd för det egna minnet, utan även att det ska underlätta för t ex anställda som tagit över förvaltningsansvaret för ett avtal att sätta sig in i historiken kring ett avtal och relationen med avtalsparten. Tanken är också att man t ex ska kunna dokumentera resultatet av uppföljningssamtal om man använder Trimport® för hantering av anställningsavtal. I detta avsnitt återfinns två fält: ’Datum när uppföljningen genomfördes’ och ett fritextfält, ’Resultatet av uppföljningen’, för själva dokumentationen av vad uppföljningen ledde till.
Redigera uppföljning
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster
Egentligen är det ingen skillnad mellan formuläret för att redigera och registrera en uppföljning. När du väl knutit uppföljningen till ett avtal får du dock lite ytterligare information i den blå boxen i högerkolumnen: vilket avtal uppföljningen är knuten till med en länk till avtalets Visa-sida. Dessutom visas vilka andra uppföljningar som är kopplade till samma avtal med länkar till dessa uppföljningars Visa-sidor. Uppföljningarna har också en färgkodning. Röda tecken indikerar att en uppföljning passerat senaste datum för planerad uppföljning utan att något datum registrerats under ’Resultatet av uppföljningen’. Övriga uppföljningar visas med blå tecken. Slutligen indikerar sidans rubrik vilken avtalsmodul som avtalet, till vilket uppföljningen är knuten, ligger under.
Visa uppföljning
Klicka på bilden för förstoring i eget fönster.
När du sparat de uppgifter du registrerat eller redigerat kommer du till ’Visar uppföljning av…’. Här visas alla uppgifter du registrerat eller redigerat så att du kan kontrollera att allt blivit rätt. Liksom under ’Redigera uppföljning’ indikerar sidans rubrik vilken avtalsmodul som avtalet, till vilket uppföljningen är knuten, ligger under. Vill du korrigera någon uppgift klickar du bara på pennan högst upp till höger. Dessutom får du en påminnelse i det gröna fältet om att man bör säkerställa att påminnelsemejl från Trimport® inte uppfattas som skräppost. Samma sida kan du även nå från tabellvyn om du t ex vill läsa på om vad som gäller kring en specifik uppföljning.
Prova på gratis
 |
Du kan nu prova på Trimport® – avtal utan kostnad. Läs mer här » |
Alternativa tjänster
Är det aktuellt med hantering och uppföljning av leverantörsavtal rekommenderar vi Trimport® avtal – Leverantörer och är det aktuellt med hantering av teleoperatörsavtal hänvisar vi till Trimport® avtal – Teleoperatörer. För övriga typer av avtal hänvisar vi till Trimport® avtal – Bas. I grunden är modulerna desamma, men i de skräddarsydda modulerna har språket anpassats till respektive avtalsområde och vissa extra funktioner har adderats. Kostnaden påverkas inte av antalet avtalstjänster som du utnyttjar – alla tjänsterna, inklusive Trimport® avtal – Uppföljningar ingår i samma abonnemang.