Expense Management
Vad menar vi med Expense Management?
I brist på ett bra uttryck på svenska har vi lånat från engelskan. Istället för Expense Management kan man ibland se begreppet Cost management. På svenska skulle man kunna beskriva det som effektiv uppföljning och kontroll av verksamhetens olika omkostnadsslag eller omkostnadskontroll kort och gott. En viktig del i detta är naturligtvis att hålla de externa kostnaderna nere, men lika viktigt kan vara att uppnå intern effektivitet i hur man hanterar administrationen kring de produkter och tjänster som behövs för verksamheten. Produkter och tjänster som hamnar under omkostnader i resultaträkningen hör sällan till en verksamhets kärnområden, vilket kan leda till att de hamnar i skuggan av andra resultatposter. Följden blir ofta onödigt höga kostnader och administrativt sett, en låg intern effektivitet .
I klartext, vad menar vi? Jo, vi har sett många exempel på att ansvaret för den här typen av omkostnader hamnar i knät på personal utan tillräcklig kompetens inom respektive område. Ofta har man fått detta ansvar som ett ansvar bland många andra uppgifter, vilket naturligtvis gör det ännu svårare att få tiden att räcka till för att fokusera på respektive omkostnadsområde. Företagens ledningar ser sällan problemen, så rutinerna förbises och många organisationer kämpar med en tungrodd administration kring flera av sina omkostnadsområden. Man saknar ofta bra hjälpmedel för att få ut mer av den tid man lägger ner på uppföljningar, kontroller, beställningar och supportärenden.
Som lök på laxen finns det dessutom gott om exempel på omkostnadsområden som i sig är komplexa att hantera, telefoni, energi och frakter för att nämna några exempel. Vi vet att jämförelsen av offerter från olika leverantörer ofta blir en jämförelse av äpplen med päron. När man väl gjort en upphandling har vi sett otaliga exempel på goda ambitioner att också följa upp det avtal man nyss tecknat, att t ex säkerställa att debiteringarna blir korrekta, att man utnyttjar de möjligheter till prisrevisioner som kan finnas, att man bevakar sina åtaganden i avtalet så att man inte utlöser viten eller högre kostnader mm. Men, när verkligheten kryper på förblir avtalen istället ofta arkiverade och glöms bort till nästa gång det är dags för en upphandling.
Känner du igen dig i denna beskrivning? Har du exempel på fler omkostnadsområden som är komplexa att hantera? Har du kanske något förslag på ett bra begrepp på svenska i stället för Expense Management? Kommentera gärna eller hör av dig på telefon eller via mejl.
Trimport® och Expense Management
Trimport® underlättar förvaltningen av omkostnadsslag och den administration dessa genererar; man ska få ut mer av arbetsinsatsen och man ska med hjälp av Trimport® kunna sänka de externa kostnaderna. Den första versionen av Trimport® omfattar tjänster för hantering och uppföljning av avtal. Läs mer om Trimport®-tjänsterna ». I kommande versioner är Trimport® även tänkt att kunna generera bättre resultat av upphandlingar. En del i detta är att jämförelser av anbud kan göras som en jämförelse av ”äpplen med äpplen”. Kommer man dithän är det också lättare att förhandla med sina leverantörer och att pressa priserna.
Ett sådant område inom Expense Management är upphandling och förvaltning av telefonitjänster, något man idag brukar referera till som Telecom Expense Management (TEM), d v s administration av telefonifrågor, optimering av telefonikostnader och upphandling av dessa tjänster. I kommande steg kommer Trimport® att ta sig an även andra omkostnadsområden.