Trimport

Tjänstebeskrivning

Trimport^® avtal – Bas är utformat för att passa för hantering och uppföljning av avtal oavsett typ. Utöver denna basmodul finns skräddarsydda moduler för leverantörsavtal och en skräddarsydd modul för en särskild typ av leverantörsavtal, teleoperatörsavtal.

 

 

Tabellvy samtliga basavtal

I en överskådlig tabellvy kan du se alla avtal som finns registrerade. Varje rad i tabellen representerar ett avtal.  Från tabellvyn kan du registrera nya avtal och visa, redigera, radera eller skriva ut redan upplagda avtal. Klickar du på klockikonen kommer du till en tabellvy över de uppföljningar som finns upplagda för respektive avtal. Se Trimport® avtal – Uppföljningar, under rubriken ’Tabellvy samtliga basavtal’, för ett exempel på en sådan tabellvy.

Här kan du också söka på samtliga registrerade uppgifter om avtalet.

Alla användare kan också skräddarsy sin egen tabellvy så att bara de kolumner man är intresserad av visas. Med hjälp av en cookie sparas dessa inställningar för respektive användare till nästa gång man loggar in.

Du kan också filtrera listor med avtal så att t ex bara vissa avtalsparter eller bara de avtal du är ansvarig för syns. Även Trimports behörighetsfunktion gör det möjligt att styra vilka avtal som ska synas för respektive användare.

Möjligheten att sortera, filtrera och välja vilka kolumner som ska visas gör det också möjligt att skapa enkla rapporter från Trimport^® avtal. Möjligheten att skapa rapporter finns även i funktionen för export av uppgifter till Excel. Excel-exporten tjänar också syftet att undvika inlåsning i Trimport^® om ni i framtiden skulle vilja byta systemstöd för avtalshantering.

Allmänna uppgifter om avtalet

När du registrerar ett nytt avtal eller redigerar ett befintligt avtal kan du välja emellan att visa hela formuläret på en gång eller att stega dig fram avsnitt för avsnitt. Detta väljer du i den blå boxen till höger i formuläret.

Avtalsparterna finns i särskilda register under menyn Grunduppgifter, men om du upptäcker att en uppgift, t ex den externa avtalsparten, skulle saknas, behöver du inte gå ur registreringen, utan du kan då bara klicka på det gröna plustecknet för att addera uppgifterna i en pop-up.

Om avtalsnummer saknas genererar Trimport^® avtal automatiskt ett eget nummer som känns igen på att det börjar med ’AG’ (automatgenererat).

Efter fältet ’Extern avtalsparts referens till intern avtalspart’ finns vad vi kallar ett inbäddat plustecken. Det används för att lägga till fält. För det fall den externa avtalsparten har flera referenser till er kan ni alltså addera obegränsat med fält, ett för varje referens.

I det här avsnittet kan du också lägga upp avtalet som ett huvudavtal eller som ett tilläggsavtal och koppla ett tilläggsavtal till ett huvudavtal eller vice versa. Det här är en värdefull funktion för att få en komplett och uppdaterad bild av avtalsvillkoren.

Avtalets omfattning

Du kan klassificera avtalen i olika kategorier som ni själva väljer och för det fall er organisation ingår i en koncernliknande struktur kan ni under Organisationer ange vilka organisationer som får nyttja avtalet.

 

 

 

Avtalets giltighetstid

Att spegla verkligheten när det gäller alla tänkbara upplägg av giltighetstider, uppsägningsvillkor, avtalsförlängningar mm hör till det mest utmanande när det gäller att bygga ett avtalshanteringssystem. Vi råder dig som utvärderar olika system för avtalshantering att ge särskild akt på detta område, då vi sett många exempel på lösningar som inte klarar av att hantera alla typer av villkor.

I Trimport^® kan du registrera uppgifter om när respektive part undertecknat avtalet och vilken händelse som får avtalet att träda ikraft. Saknas uppgift om parternas undertecknande kan du som ett alternativ ange när avtalsdokumentet är utskrivet.

Man kan antingen registrera att avtalet löper tills vidare med en viss uppsägningstid eller att det löper med en initial bindningstid.

Uppsägningstiden kan definieras som att den löper från dagen för uppsägningen eller från ett framtida datum. Man kan registrera om avtalet är uppsagt, datum för eventuell uppsägning och till vilket datum det sagts upp att gälla.

Om avtalet inte löper tills vidare kan du registrera en initial bindningstid och vad som utlöser bindningstiden (avtalets ikraftträdande, specifikt datum eller annan händelse). Sedan kan man ange om avtalet förlängs per automatik, såvida det inte sagts upp av någon av parterna, eller om det upphör att gälla då.

Förlängs avtalet per automatik kan man ange på vilka premisser det i så fall förlängs: tills vidare med viss uppsägningstid eller till specificerat datum. Man kan även ange om det finns en bortre gräns för avtalsförlängningarna.

Om avtalet inte förlängs per automatik finns det även möjligheter att registrera eventuella optioner om att förlänga avtalet. För detta fall finns det även möjligheter att ange villkoren för när en avtalspart ska underrättas om att man vill utnyttja en option, huruvida detta skett, när det har skett, när förlängningsperioden upphör och om det finns någon bortre gräns för sådana förlängningar. 

Baserat på inmatade uppgifter och dagens datum beräknar Trimport^® en status för respektive avtal. Följande statusbesked finns:

• ’Avtalet har inte trätt ikraft’
• ’Avtalet gäller tills vidare.’
• ’Avtalet gäller tills vidare, men som längst t o m ÅÅ-MM-DD.’
• ’Avtalet gäller inte.’
• ’Avtalet gäller t o m ÅÅ-MM-DD. ’
• ’Avtalet gäller t o m ÅÅ-MM-DD och därefter tills vidare.”
• ’Avtalet gäller t o m ÅÅ-MM-DD och därefter tills vidare, men som längst t o m ÅÅ-MM-DD.’
• ’Uppgift saknas om avtalet fortfarande är giltigt.’
• ’Uppgift saknas om avtalet fortfarande är giltigt, men som längst t o m ÅÅ-MM-DD.’
• ’Avtalet gäller åtminstone t o m ÅÅ-MM-DD, men därefter saknas uppgift om hur länge avtalet är giltigt.’
• ’Avtalet gäller åtminstone t o m ÅÅ-MM-DD och kan som längst förlängas t o m ÅÅ-MM-DD.’
• ’Avtalet gäller åtminstone t o m ÅÅ-MM-DD och som längst t o m ÅÅ-MM-DD.’

Avtalsparternas åtaganden

Avtal kan vara omfattande och svåröverskådliga.  När man just förhandlat och undertecknat ett avtal har man många av villkoren i huvudet, men när man ska följa upp avtalet i ett senare skede eller när kolleger som inte varit iblandade i avtalsdiskussionerna vill ta reda på vilka villkor som gäller kan det finnas en poäng med att de viktigaste åtagandena finns samlade på ett lättöverskådligt sätt. Detsamma gäller påföljder om någon av parterna inte lever upp till sina åtaganden. 

I vissa fall kan det också vara så att åtaganden och eventuella påföljder skiljer sig åt under avtalets eventuella förlängningsperiod jämfört med den initiala bindningstiden. Även detta går att förtydliga här.

Behovet av avsnitten för respektive avtalsparts åtaganden beror på hur ni avser att utnyttja Trimport^® avtal. Om ni inte har behov av att lyfta fram de viktigaste avtalsvillkoren hoppar ni bara över dessa två avsnitt.
.

Avtalets kontaktpersoner

Här kan du registrera vilka personer internt hos er som är involverade i avtalet. Obegränsat antal personer kan registreras. Du kan också ange vilken roll de har. Antingen väljer du en roll som redan finns i systemet eller så adderar du en egen roll till ett eget register över roller.

 

 

 Övriga uppgifter om avtalet

Under Övrigt har du möjlighet att addera uppgifter som inte hör till något fördefinierat fält.

 

 

 

 

 

 Filuppladdning

Du kan ladda upp valfritt antal filer som hör till ett avtal. Filerna får dock vara max 32 MB. Av säkerhetsskäl har vi undantagit följande filformat från filtyper möjliga att ladda upp: ”exe”, ”jar”, ”com”, ”pif”, ”bat” och ”src”. Filnamnen innehåller inte alltid en entydig förklaring till vad de innehåller, så till varje fil finns en möjlighet att addera en beskrivande text om filens innehåll.

 

 Uppföljning av avtalet

Många avtal bör följas upp och revideras. Detta är ofta något som glöms bort, vilket kan leda till oförmånligare villkor för någon av parterna eller till att någondera parten inte lever upp till sina förpliktelser. Det kan naturligtvis också leda till att man glömmer bort att säga upp ett avtal och att det förlängs i onödan, vilket kan leda till extra och helt onödiga kostnader. I själva avtalsformuläret kan du se vilka uppföljningar som är knutna till respektive avtal och här kan du även registrerar nya uppföljningar.

 I formuläret för uppföljningar kan du ange vad i avtalet som ska följas upp och när uppföljningen ska ske. Om du vill att Trimport^® avtal ska påminna om uppföljningen kan du ange när du vill ha påminnelsen, vad påminnelsen ska innehålla för text och till vem den ska skickas. Det finns ingen begränsning av hur många personer påminnelser kan skickas till eller hur många uppföljningar som kan läggas upp. I den blå boxen i högerkolumnen får du information om till vilket avtal uppföljningen är knuten och vilka andra uppföljningar som är kopplade till samma avtal.

Visa registrerade uppgifter om avtalet

När du sparat de uppgifter du registrerat eller redigerat kommer du till Visa basavtal. Här visas alla uppgifterna på en sida och du kan skrolla igenom sidan för att kontrollera att allt blivit rätt. Vill du korrigera någon uppgift klickar du bara på pennan högst upp till höger. Samma sida kan du även nå från tabellvyn om du t ex vill läsa på om vad som gäller kring ett specifikt avtal.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prova på gratis

Du kan nu prova på Trimport® – avtal utan kostnad. Läs mer här »

Alternativa tjänster

Är det aktuellt med hantering och uppföljning av leverantörsavtal rekommenderar vi istället Trimport^® avtal – Leverantörer och är det aktuellt med hantering av teleoperatörsavtal hänvisar vi till Trimport^® avtal – Teleoperatörer. I grunden är tillämpningarna desamma som Trimport^® avtal – Bas, men  Trimport^® avtal – Leverantörer innehåller en del specialfunktioner för just leverantörsavtal och Trimport^® avtal – Teleoperatörer innehåller ytterligare en del specialfunktioner för teleoperatörsavtal. Kostnaden påverkas inte av antalet avtalstjänster som du utnyttjar – alla tjänsterna ingår i samma abonnemang.